Linee Guida

L’Università degli Studi di Foggia riconoscendo l’importanza rivestita oggi dai social network, si impegna a redigere la presente Policy per dettare le linee Guida relative all’utilizzo e alla gestione degli account istituzionali Unifg, principali e derivati (specifici per Uffici, CdL, Eventi, Progetti, Spin-Off, etc…).

Attualmente l’Università di Foggia è presente sulle principali piattaforme social (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube e LinkedIn) con profili, pagine o canali istituzionali e demanda al Responsabile della Comunicazione di Ateneo l’attivazione, l’autorizzazione e il monitoraggio di ulteriori account sulle succitate piattaforme o su nuove che potrebbero avere finalità in sintonia con la missione universitaria. Allo stesso responsabile devono, inoltre, essere indirizzate eventuali segnalazioni, soprattutto riguardanti gli account falsi.

L’Università di Foggia sottolinea e ribadisce, infine, che le attività di comunicazione svolte sui social network non devono essere, in nessun modo, alternative o prevalenti rispetto alle informazioni veicolate attraverso il portale di Ateneo www.unifg.it e i siti federati dei Dipartimenti. Le attività social non devono, infine, sostituire quelle svolte dalle Segreterie Studenti, Didattiche e da tutti gli uffici e i servizi di front office.  

Titolo 1 - I doveri e i compiti degli amministratori

Per tutti i profili, pagine o canali social è necessario individuare uno o più amministratori autorizzati a pubblicare i post, a rispondere a questi e ai messaggi privati. Nello specifico, Il Responsabile della Comunicazione di Ateneo o suoi collaboratori, e il Responsabile dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico sono gli amministratori individuati per profili, pagine o canali dell’Università di Foggia su Facebook, Twitter, Instagram, YouTube e LinkedIn.

Gli amministratori si impegnano a mantenere continuamente attivo il profilo rispettando il concetto real time tipico dei social che influenza positivamente l’immagine dell’Ateneo in questione. A tal proposito è necessario indicare i tempi di pubblicazione e risposta e se l’attività social è legata al normale orario di lavoro del pubblico impiego, ferma, quindi, nel weekend o nei periodi di vacanza.

Tutte le attività e le risposte date devono essere coordinate tra i vari mezzi di comunicazione e gli uffici Unifg, ponderate scrupolosamente e non ledere, in nessun modo, l’immagine dell’Università di Foggia.

Gli amministratori devono, inoltre, moderare i contenuti eliminando tutti quelli contrari alle norme d’uso esplicitate in questo documento. Nei casi più gravi essi possono riservarsi di allontanare gli utenti dai propri spazi e di segnalarli ai filtri di moderazione dei social network o alle forze dell’ordine. 

Titolo 2 - I contenuti

Gli amministratori e gli utenti sono invitati ad utilizzare i social in modo responsabile. Nello specifico, il contenuto della comunicazione social non deve mai essere personale, contrario al buon gusto, alle regole della civile convivenza, morale e democrazia. I contenuti non devono mai essere violenti, razzisti, denigratori, sarcastici o sacrileghi, non devono mai affrontare temi politici, religiosi o sugli orientamenti personali. La comunicazione deve essere il più possibile chiara, asettica, informativa e sobria. Le informazioni pubblicate non possono, inoltre, avere natura commerciale o promuovere attività commerciali.

Tutte le comunicazioni social devono essere esaustive ma brevi, rimandando gli approfondimenti e i dettagli a specifiche pagine web di siti internet.

Gli amministratori sono chiamati ad assicurare, compatibilmente con gli strumenti offerti dalla piattaforme social media, una sufficiente fruibilità ed una adeguata accessibilità dei documenti, ad esempio utilizzando descrizioni testuali per le immagini e sottotitolando i video pubblicati.

È fatto espresso divieto a chi gestisce le pagine social istituzionali di seguire o condividere post di altre pagine o profili di cui non sia chiara l’origine e l’amministrazione.

Si precisa che i commenti degli utenti, invitati a presentarsi con nome e cognome, rappresentano la loro personale opinione e non quella dell’Istituzione, la quale non è responsabile per l’eventuale mancata fondatezza.

I contenuti istituzionali devono essere pubblicati su canali social ufficiali e mai personali. News, eventi e video devono essere, infatti, prima divulgati tramite i profili social Unifg e poi, eventualmente condivisi. Questo vale soprattutto per il canale YouTube, non è possibile, infatti, utilizzare un canale diverso da quello denominato “UniversitadiFoggia” per promuovere video accademici, ciò, soprattutto, per evitare personalizzazioni e dispersioni di visualizzazioni e follower.  

Titolo 3 - La privacy

In base alla normativa vigente è vietato postare sui social network informazioni o immagini di natura personale riguardanti studenti e personale docente o t.a. ed è, inoltre, vietato divulgare informazioni o immagini di cui gli amministratori o gli utenti sono venuti a conoscenza in base al rapporto professionale con l’Università di Foggia.

È imprescindibile rispettare sempre la riservatezza dei messaggi privati. Nel caso in cui sia opportuno rendere pubbliche le conversazioni, è necessario chiedere l’autorizzazione al mittente.

Gli amministratori sono tenuti, infine, ad accertarsi di non ledere con le pubblicazioni di informazioni o immagini il diritto d’autore e di proprietà industriale e di rispettare i termini e le condizioni d’uso stabiliti dalla piattaforma social. 

Titolo 4 - Indicazione sull’uso dei profili social personali

Con tale documento, l’Università di Foggia vuole ricordare alcune indicazioni sull’uso dei profili social personali, da parte dei singoli membri della comunità Unifg, già regolamentate dal Codice etico e di comportamento (Prot. n. 0034724 - VII/15 del 30/10/2018 - Decreto del Rettore n. 1183/2018) che riunisce in un unico testo, modificandoli e aggiornandoli, il Codice etico dell’Università di Foggia, emanato con D.R. n. 93 – 2013, prot. n. 1979 – I/3 del 25 gennaio 2013, nonché il Codice di comportamento dei dipendenti dell’Università medesima, emanato con D.R. 980, prot. 20213-VII/15 del 7 agosto 2015 e presente sul portale di Ateneo.

Nello specifico è bene richiamare l’Art. 14 comma 1 e 2 [L’Università richiede a tutti i componenti della comunità di rispettare il nome e il prestigio dell’Istituzione e di astenersi da comportamenti suscettibili di lederne l’immagine. Non è consentito l’utilizzo del nome o del logo dell’Università per scopi non istituzionali o secondo modalità non previste dalla disciplina di Ateneo. I componenti della Comunità universitaria:

  • si conformano alle decisioni legittimamente assunte dagli Organi Statutari dell’Università;
  • non rilasciano, attraverso qualsiasi mezzo d’informazione e comunicazione, dichiarazioni pubbliche in nome dell’Ateneo, fuori dai casi previsti dalla normativa vigente o senza espressa autorizzazione;
  • non esprimono opinioni strettamente personali spendendo il nome dell’Università;
  • utilizzano tutti i mezzi di comunicazione in modo corretto e nel rispetto dell’Istituzione e della riservatezza delle persone;
  • non diffondono informazioni, testi o immagini che possano nuocere al nome e al prestigio dell’Università;
  • mantengono un comportamento rispettoso delle libertà costituzionali, del prestigio e dell’immagine dell’Istituzione, anche nell’utilizzo dei “social media”.]

e l’Art. 34 comma 15 […Ciascun dipendente dovrà promuovere la diffusione di notizie e informazioni – dentro e fuori all’amministrazione – finalizzata a diffondere un’immagine positiva dell’Istituzione e della sua attività; a tal fine, è utile la comunicazione, anche attraverso il sito istituzionale, di buone prassi o di esempi di personale tecnico-amministrativo, docenti e studenti che abbiano, con il loro comportamento, accresciuto il prestigio e la reputazione dell’Istituzione. È, inoltre, auspicabile che ciascun dipendente, nell’ambito della propria sfera di competenza, segnali al responsabile della Comunicazione di Ateneo articoli della stampa o comunicazioni sui media che appaiano ingiustamente denigratori dell’organizzazione o dell’azione dell’amministrazione affinché sia diffusa tempestivamente una risposta con le adeguate precisazioni o chiarimenti per mettere in luce il corretto agire dell’amministrazione. È, altresì, auspicabile la segnalazione di informazioni di stampa su casi di buone prassi o di risultati positivi ottenuti dall’Istituzione affinché se ne dia notizia anche sul sito internet dell’Ateneo.].

Nell’ambito della sempre più diffusa e acclarata web reputation, ossia l’attività di raccolta e monitoraggio di tutto quanto viene detto online, i dipendenti dell’Università di Foggia, sia che lo status di appartenenza emerga o meno dalle informazione del profilo social, sono invitati a non ledere l’immagine dell’Istituzione divulgando problematiche riguardanti l’ambito lavorativo o diffondendo informazioni riservate o comunque su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici. Infine gli interventi sui social media istituzionali, in partenza dal proprio account privato, devono esplicitare il titolo personale ed esternare contenuti rispettosi dell’Ateneo.