Procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi

Art. 1 - Finalità

L'Università di Foggia, in armonia con i principi della legge 7.8.1990, n. 241, si impegna a realizzare la propria attività amministrativa sulla base dei criteri di economicità, efficacia e trasparenza, assicurando il diritto di accesso agli atti ed ai documenti, secondo le modalità stabilite dal presente regolamento di attuazione.

Art. 2 - Ambito di applicazione

Il regolamento disciplina i procedimenti amministrativi di competenza degli Organi e degli Uffici dell'Università di Foggia nonché il diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge 7.8.1990, n. 241 e del D.P.R. 27.6.1992, n. 352. I procedimenti disciplinati sono sia quelli a iniziativa di parte sia quelli promossi d'ufficio.

Art. 3 - Responsabile del procedimento

1. . Il responsabile del procedimento è la persona a cui è affidata la responsabilità della unità organizzativa competente a svolgere l'istruttoria della procedura e gli altri adempimenti inerenti al singolo procedimento, inclusa eventualmente anche l'adozione del provvedimento finale. Il responsabile dell'unità organizzativa può affidare per iscritto la responsabilità dei procedimenti amministrativi ad un altro dipendente in possesso di idonea qualifica funzionale.
2. L'interessato al provvedimento deve essere informato del nominativo del responsabile del procedimento e delle modalità di conclusione del procedimento stesso. Il responsabile del procedimento esercita le attribuzioni di cui all'art. 6 della legge 7.8.1990, n. 241. In particolare è tenuto:
   1. all'acquisizione d'ufficio dei documenti già in possesso dell'amministrazione ed all'accertamento d'ufficio di fatti, stati e qualità che la stessa amministrazione o altra pubblica amministrazione è tenuta a certificare;
   2. all'applicazione, in tutti i casi espressamente non vietati, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (emanato con D.P.R. del 28 dicembre 2000, n. 445) e successive modifiche;
   3. all'acquisizione dei pareri consultivi o delle valutazioni tecniche indicate negli articoli 16 e 17 della legge 7.8.1990, n. 241, nonché agli adempimenti previsti negli stessi articoli in relazione a procedimenti di competenza dell'ufficio;
   4. ad assicurare l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi previsto dal D.P.R. 27.6.1992, n. 352;
   5. a formare ed eventualmente adottare il provvedimento conclusivo, curando che in esso siano indicati i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche, quando il provvedimento contiene una decisione dell'amministrazione, nonché l'organo da adire in caso di ricorso con l'indicazione dei termini relativi.
3. Nell'ipotesi di cui al successivo art. 6 comma 4 del presente regolamento, il responsabile del procedimento è esonerato da eventuali responsabilità per ritardi o inadempienze dell'Organo competente, purché dia comunicazione a quest'ultimo e all'interessato della necessità del relativo adempimento.

Art. 4 - Comunicazioni

1. Il responsabile del procedimento deve dare notizia dell'avvio del procedimento e del termine entro il quale deve essere concluso, mediante comunicazione personale contenente le indicazioni di cui all'art. 8 della legge 7.8.1990, n. 241, ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti ed a quelli che per legge debbono intervenire, nonché ai soggetti individuati o facilmente individuabili ai quali possa derivare un pregiudizio dal provvedimento.
2. La ricevuta di cui al successivo art. 5, comma 3, ha valore di comunicazione di avvio del procedimento, qualora non diversamente indicato nella ricevuta stessa.
3. La comunicazione di avvio del procedimento è omessa quando l'amministrazione è obbligata, a seguito di istanza dell'interessato, ad avviare il procedimento richiesto ovvero quando vi sono ragioni di impedimento dovute a particolari esigenze di celerità.
4. Il responsabile del procedimento è tenuto inoltre a dare comunicazione di ogni atto o fatto di rilevante interesse per i soggetti interessati, compresi i soggetti intervenuti ai sensi dell'art. 9 della legge 7.8.1990, n. 241, durante la fase procedurale e comunque prima dell'adozione del provvedimento conclusivo.
5. Qualora, per il numero dei destinatari, la comunicazione personale non sia possibile o risulti particolarmente gravosa, l'amministrazione stabilisce di volta in volta idonee forme di pubblicità, quali avvisi pubblici e circolari alle unità organizzative dell'Ateneo, contenenti gli elementi di cui al comma 2 dell'art. 8 della Legge 7.8.1990, n. 241.

Art. 5 - Decorrenza del termine

1. Il termine iniziale del periodo di tempo previsto per l'emanazione del provvedimento finale decorre:
   1. per i procedimenti d'ufficio, dalla data in cui l'unità organizzativa responsabile abbia notizia del fatto da cui sorge l'obbligo a provvedere ovvero dalla data fissata nei bandi o nelle comunicazioni pubbliche; qualora l'atto propulsivo promani da organo o ufficio di altra amministrazione, il termine iniziale decorre dalla data di ricevimento dell'atto stesso all'ufficio protocollo ;
   2. per i procedimenti a iniziativa di parte, dalla data di ricevimento della domanda o istanza all'ufficio protocollo, redatta nelle forme previste dall'amministrazione, ove stabilite, e portate a conoscenza degli utenti. La domanda o istanza deve essere corredata da idonea documentazione qualora sia espressamente prevista.
2. Si applicano le disposizioni in materia di autocertificazione e di presentazione di atti e documenti di cui al Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. n. 445/2000) e successive modifiche.
3. All'atto della presentazione della domanda viene rilasciata all'interessato una ricevuta contenente le indicazioni di cui all'art. 8 della legge 7.8.1990, n. 241 e le altre indicazioni richieste dalla legge e dal presente regolamento.
4. Ove la domanda o istanza sia ritenuta irregolare o incompleta il responsabile del procedimento ne dà comunicazione all'interessato tempestivamente e comunque entro 30 giorni, indicando le cause dell'irregolarità o dell'incompletezza. In questo caso il termine iniziale decorre dal ricevimento della domanda regolarizzata o completata.
5. Per i procedimenti avviati prima dell'entrata in vigore del presente regolamento i termini di cui alle tabelle allegate iniziano a decorrere dalla data fissata nel decreto rettorale di emanazione del regolamento stesso.

Art. 6 - Termine finale

1. Ciascun procedimento deve essere concluso con un provvedimento adottato nel termine di 30 giorni.
2. Il termine della conclusione di ciascun procedimento si riferisce alla data di adozione del provvedimento ovvero, nel caso di provvedimenti recettizi, alla data della comunicazione del provvedimento stesso.
3. Quando la legge prevede che la domanda dell'interessato s'intende respinta o accolta dopo l'inutile decorso di un determinato tempo dalla presentazione, il termine previsto dalla legge o da altra fonte normativa per la formazione del silenzio rifiuto o del silenzio assenso costituisce altresì il termine entro il quale l'amministrazione deve adottare la propria determinazione.
4. Ove, nel corso del procedimento, siano necessari pareri o deliberazioni di organi interni dell'amministrazione, il termine finale del procedimento è comprensivo del tempo necessario per l'adozione di detti pareri o deliberazioni.
5. Nell'ipotesi in cui, nel corso del procedimento, si debba sentire obbligatoriamente il parere di un organo consultivo esterno o si debbano acquisire valutazioni tecniche di organi o enti esterni, ai sensi degli articoli 16 e 17 della legge 7.8.1990, n. 241, il termine finale viene sospeso fino all'acquisizione dei relativi atti, per un massimo di 90 giorni, alla cui scadenza riprende la decorrenza del termine. Tuttavia il termine rimane ulteriormente sospeso nel caso in cui la mancanza degli atti da acquisire impedisca il prosieguo del procedimento. Di tale circostanza è data notizia all'interessato.
6. Nei casi in cui per la prosecuzione del procedimento debba essere compiuto un adempimento da parte dell'interessato, il termine rimane sospeso per il tempo impiegato per l'adempimento stesso.
7. Nei casi in cui sia obbligatorio accedere a organi esterni per il controllo preventivo sugli atti ovvero per la loro approvazione, viene considerato termine finale la data di inoltro dei provvedimenti al competente organo, fermo restante l'obbligo di comunicazione all'interessato dell'avvenuta conclusione della procedura da parte dell'organo stesso.
8. L'amministrazione rende noti i casi e i motivi a causa dei quali non può rispettare i termini e fissa termini diversi, dandone comunicazione agli interessati, anche mediante idonee forme di pubblicità, come previsto dall'art. 8 comma 3 della legge 7.8.1990, n. 241.

Art. 7 - Partecipazione al procedimento

1. Ai sensi dell'art. 7 della legge 7.8.1990, n. 241, possono intervenire al procedimento i soggetti indicati nel comma 1 del precedente art. 4. Ai sensi dell'art. 9 della predetta legge, possono altresì intervenire al procedimento tutti i soggetti portatori di interessi pubblici o privati nonché i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati cui possa motivatamente derivare un pregiudizio dal provvedimento.
2. Ai sensi dell'art. 10 della predetta legge, la partecipazione al procedimento si effettua mediante la presa visione degli atti e la presentazione di memorie scritte o documenti, che l'amministrazione ha l'obbligo di valutare ove siano pertinenti all'oggetto del procedimento stesso. In accoglimento delle osservazioni l'amministrazione può concludere, senza pregiudizio dei diritti dei terzi e in ogni caso nel perseguimento del pubblico interesse, accordi con gli interessati, secondo le modalità stabilite dall'art. 11 della legge 7.8.1990, n. 241.
3. Qualunque forma di intervento nel procedimento deve avvenire in ogni caso almeno 10 giorni prima del termine previsto per l'adozione del provvedimento finale.

Art. 8 - Diritto di accesso

1. L'accesso ai documenti amministrativi previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7.8.1990, n. 241, si esercita secondo le disposizioni di cui al D.P.R. 27.6.1992, n. 352. Il diritto di accesso è esercitato preferibilmente in via informale, mediante richiesta verbale, al responsabile del procedimento individuato ai sensi dell' art. 3, primo comma, del presente regolamento. Per quanto riguarda l'esercizio del diritto di accesso da parte degli studenti è competente l'Ufficio per le Relazioni con il Pubblico.
   I rappresentanti degli studenti negli organi collegiali di Ateneo (SenatoAccademico e Consiglio di Amministrazione) esercitano l'accesso agli atti, verbalmente o per iscritto, senza essere tenuti a motivare la richiesta .
2. Il responsabile del procedimento di accesso deve comunque verificare il diritto dell'interessato.
3. Si può esercitare l'accesso formale nel caso in cui non si possa esercitare l'accesso in via informale o comunque quando ne faccia richiesta l'interessato. In questo caso il responsabile del procedimento, oltre a verificare il diritto dell'interessato, deve indicare le modalità di attuazione. Il procedimento di accesso formale deve comunque essere concluso entro trenta giorni dal ricevimento dell'istanza, salvo la sospensione del termine nei casi di richiesta incompleta o irregolare e fino al suo perfezionamento. Fa fede la data del protocollo generale di Ateneo.
4. L'eventuale rifiuto totale o parziale o il differimento dell'accesso deve essere in ogni caso motivato, anche a margine del modulo di richiesta, conformemente all'art. 7 del D.P.R. 27.6.1991, n. 352. L'atto che dispone il differimento deve indicarne anche la durata.
5. L'esame dei documenti è gratuito e viene effettuato presso l'unità organizzativa competente alla presenza del personale addetto. Per le spese di spedizione e altri adempimenti comportanti un costo diretto, il Consiglio di amministrazione stabilisce la misura del rimborso dovuto.
6. Il diritto di accesso ai documenti può essere realizzato anche mediante la pubblicazione o altra forma di pubblicità di volta in volta stabilite dall'Amministrazione, comprese le forme di pubblicità effettuate mediante strumenti informatici e telematici.

Art. 9 - Rimborso per il rilascio di copie e modalità di pagamento - copie autenticate.

1. Qualora l'interessato richieda copia semplice o autentica del documento, ai sensi dell'art. 25, comma I della L. n. 241/90, è tenuto al rimborso delle spese di riproduzione, fissate in 0,10 euro per ogni facciata di formato A4 e in 0,15 euro per ogni facciata di formato A3. Il rimborso si effettua tramite versamento dell'importo corrispondente all'Ufficio Economato che rilascia una ricevuta. Il richiedente ritira la copia del documento presso l'ufficio competente, previa consegna della ricevuta.
2. Se il documento di cui è richiesta la copia conforme è assoggettato all'imposta di bollo, la copia conforme è soggetta anch'essa all'imposta di bollo stabilita in base alla normativa vigente in materia, salve le ipotesi di esclusione dal pagamento dell'imposta previste dalla legge.
3. I componenti del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione non sono tenuti al pagamento delle somme previste dal precedente comma 1 per il rimborso delle spese di riproduzione delle copie.

Art. 10 - Esclusione dal diritto di accesso

1. L'accesso ai documenti amministrativi è sottoposto alle limitazioni previste in via generale dagli artt. 22 e ss. della legge 7.8.1990, n. 241 e del D.P.R. 27.6.1992, n. 352. In particolare, in relazione all'esigenza di salvaguardare la riservatezza di persone, gruppi o imprese sono esclusi dal diritto di accesso da parte di terzi i documenti inerenti a:
   1. la salute delle persone, gli accertamenti medico legali e le condizioni psico-fisiche;
   2. la vita privata e la situazione economica di persone fisiche o giuridiche o gruppi di persone o di imprese o associazioni, ivi comprese le situazioni del personale universitario o dei loro familiari, con particolare riferimento agli interessi epistolare, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
   3. i procedimenti penali, disciplinari e di dispensa dal servizio, con esclusione del provvedimento conclusivo;
   4. i lavori delle commissioni di selezione, di avanzamento e di concorso fino all'adozione del provvedimento conclusivo;
   5. i curricula universitari degli studenti, salvo i casi in cui abbiano rilevanza in sede di valutazione comparativa.
2. Per tutti i procedimenti indicati al comma precedente viene garantita la visione degli atti e dei documenti la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridicamente rilevanti, dandone comunicazione all'interessato.
3. Valgono i vincoli di riservatezza derivanti da rapporti contrattuali nel campo della ricerca, delle analisi e prove nonché quelli relativi alla salvaguardia del diritto di autore e di invenzione.
4. Sono fatte salve le ulteriori limitazioni previste nel Regolamento relativo al trattamento dei dati personali e tutela della privacy , emanato in attuazione (dell'art. 18) del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

Art. 11 - Disposizioni transitorie e finali

1. Le disposizioni del presente Regolamento entrano in vigore dal giorno successivo alla data di pubblicazione sul Bollettino Ufficiale di Ateneo.
2. Per tutto quanto non previsto dal presente Regolamento si applica la normativa vigente.